Mail gönderme veya alma sorunu yaşandığında problem her zaman tek bir nedenden kaynaklanmaz. Bazen mail uygulamasındaki SMTP ayarı hatalıdır, bazen alan adının DNS kayıtları eksiktir, bazen de karşı sunucu maili belirli bir nedenle reddeder.
Bu nedenle sorunu çözmeye başlamadan önce problemin mail hesabında mı, mail uygulamasında mı, DNS tarafında mı yoksa alıcı sunucuda mı olduğunu ayırmak gerekir.
Önce Webmail Üzerinden Test Edin
İlk kontrol webmail üzerinden yapılmalıdır. Webmail, mail hesabının sunucu tarafında çalışıp çalışmadığını anlamanın en pratik yoludur.
İlgili mail hesabıyla webmail’e giriş yapın ve önce kendi adresinize, ardından farklı bir dış adrese test maili gönderin. Webmail üzerinden gönderim ve alım çalışıyorsa sorun büyük ihtimalle Outlook, telefon veya kullanılan mail uygulamasındaki ayarlardan kaynaklanır.
Webmail’de de aynı hata alınıyorsa sorun yalnızca cihaz ayarıyla sınırlı değildir. Bu durumda DNS, hesap durumu, kota veya teslimat tarafı kontrol edilmelidir.
Mail Gönderilemiyorsa SMTP Ayarlarını Kontrol Edin
Mail alma çalışıyor ancak gönderim yapılamıyorsa ilk bakılması gereken yer SMTP ayarlarıdır.
Mail uygulamasında kullanılan SMTP sunucusu, port, SSL/TLS seçimi ve kullanıcı adı panelde verilen bilgilerle aynı olmalıdır. Kullanıcı adı olarak genellikle tam e-posta adresi kullanılır.
Ayrıca giden sunucu için kimlik doğrulama seçeneği açık olmalıdır. Bu seçenek kapalıysa hesap gelen mailleri alabilir ancak dışarıya mail gönderemeyebilir.
Şifre alanında Müşteri Paneli şifresi değil, ilgili e-posta hesabının şifresi kullanılmalıdır.
Mail Alınamıyorsa MX ve Kota Kontrolü Yapın
Mail alınamıyorsa alan adının MX kayıtları kontrol edilmelidir. MX kaydı, gelen maillerin hangi mail sunucusuna teslim edileceğini belirler.
Alan adı harici DNS kullanıyorsa MX kayıtlarının doğru DNS panelinde tanımlı olduğundan emin olunmalıdır. Yanlış veya eksik MX kaydı, mail hesabı panelde oluşturulmuş olsa bile gelen maillerin teslim edilmesini engelleyebilir.
Posta kutusu kotası da kontrol edilmelidir. Kota doluysa yeni mailler hesaba ulaşmayabilir veya gönderene hata mesajı dönebilir.
NDR Hata Kodlarını Kontrol Edin
Gönderdiğiniz mail geri dönüyorsa, gelen hata mesajındaki NDR kodu incelenmelidir. 550, 553 ve 554 gibi kodlar, mailin neden kabul edilmediği hakkında önemli bilgi verir.
550 kodu genellikle alıcı adresinin bulunamaması, relay reddi veya karşı sunucunun maili kabul etmemesi durumlarında görülür.
553 kodu çoğu zaman gönderici veya alıcı adres formatı, yetkilendirme ya da kimlik doğrulama sorunlarıyla ilgilidir.
554 kodu ise spam politikası, itibar problemi veya genel teslimat reddi gibi durumlarda görülebilir.
Bu kodları tek başına yorumlamak yerine, hata mesajının tamamı okunmalıdır. Çünkü aynı kod farklı servislerde farklı açıklamalarla dönebilir.
SPF, DKIM ve DMARC Kayıtlarını Kontrol Edin
Mail gönderimi yapılıyor ancak bazı alıcılara ulaşmıyor veya spam’e düşüyorsa alan adının mail güvenlik kayıtları kontrol edilmelidir.
SPF kaydı, alan adınız adına hangi sunucuların mail gönderebileceğini belirtir. DKIM, gönderilen mailin doğrulanmasına yardımcı olur. DMARC ise SPF ve DKIM sonuçlarına göre karşı sunucuya nasıl davranması gerektiğini söyler.
Bu kayıtlar eksik veya hatalıysa karşı taraf maili güvenilir görmeyebilir. Özellikle yeni mail servisine geçiş yapıldıysa eski SPF kayıtları ve yeni servis bilgileri birlikte kontrol edilmelidir.
Aynı alan adı için birden fazla SPF kaydı oluşturulmamalıdır. Gerekiyorsa yeni gönderim kaynağı mevcut SPF kaydı içine eklenmelidir.
Ek Boyutu ve Gönderim Yoğunluğu
Bazı mail sorunları hesap ayarlarından değil, gönderilen içeriğin boyutundan veya gönderim yoğunluğundan kaynaklanır.
Büyük dosya ekleri alıcı sunucu tarafından reddedilebilir. Aynı hesaptan kısa sürede çok fazla gönderim yapılması da geçici sınırlamalara neden olabilir.
Ayrıca hesaba bağlı farklı cihazlarda sürekli başarısız gönderim denemesi yapılıyorsa, sistem bunu şüpheli trafik olarak değerlendirebilir. Bu nedenle aynı mail hesabının bağlı olduğu tüm cihazlar kontrol edilmelidir.
Son Kontrol
Mail sorunu incelenirken önce webmail testi yapılmalı, ardından mail uygulamasındaki SMTP ve gelen sunucu ayarları kontrol edilmelidir.
Gönderim sorunu varsa SMTP, port, SSL/TLS ve kimlik doğrulama ayarları incelenmelidir. Alım sorunu varsa MX kayıtları, posta kutusu kotası ve DNS tarafı kontrol edilmelidir.
Mail geri dönüyorsa hata mesajı silinmeden saklanmalıdır. NDR kodu, tam hata metni, alıcı adresi ve gönderim zamanı destek ekibinin sorunu daha hızlı incelemesine yardımcı olur.