Kurumsal e-posta hesabının sorunsuz çalışması için yalnızca hesabı oluşturmak yeterli değildir. Gelen posta, giden posta, port, SSL ve kullanıcı adı bilgilerinin panelde verilen değerlerle aynı olması gerekir.
Bu bilgilerden biri hatalı girildiğinde hesap bazen mail alıp gönderemez, bazen de hiç bağlantı kuramaz. Bu nedenle kurulum yaparken tahmini bilgiler yerine panelde görünen güncel ayarlar kullanılmalıdır.
E-posta Hesabı Oluşturma
Kuruluma başlamadan önce e-posta hesabının panel üzerinde oluşturulmuş olması gerekir. Hesap sunucu tarafında oluşturulmadan Outlook, telefon veya farklı bir mail uygulamasında yapılan kurulum denemeleri başarısız olur.
hosting.com.tr Müşteri Paneli’nden ilgili hosting veya mail hizmetine giriş yapılmalı, ardından kontrol paneli üzerinden e-posta hesapları bölümü açılmalıdır.
cPanel kullanılıyorsa Email Accounts, Plesk kullanılıyorsa ilgili domain altındaki mail/e-posta bölümü üzerinden yeni e-posta adresi oluşturulabilir.
Hesap oluşturulurken güçlü bir şifre belirlenmeli ve bu şifre daha sonra mail istemcisi kurulumunda kullanılmalıdır.
IMAP, POP ve SMTP Nedir?
Kurumsal e-posta kurulumunda IMAP, POP ve SMTP ayarları birbirinden farklı görevler için kullanılır.
IMAP, gelen e-postaları sunucuda tutarak farklı cihazlar arasında senkron çalışmasını sağlar. Aynı mail hesabını bilgisayar, telefon ve webmail üzerinden birlikte kullanacaksanız genellikle IMAP tercih edilmelidir.
POP, e-postaları cihaz üzerine indirme mantığıyla çalışır. Daha çok tek cihazda kullanım ve yerel arşivleme için tercih edilir.
SMTP ise giden e-postalar için kullanılır. Mail alabiliyor ancak gönderemiyorsanız ilk kontrol edilmesi gereken yer genellikle SMTP ayarlarıdır.
Sunucu ve Port Bilgilerini Kontrol Etme
Mail kurulumu yapmadan önce panelde yer alan gelen ve giden sunucu bilgileri not edilmelidir. Bu bilgiler her hizmette aynı olmayabilir.
Panelde IMAP, POP ve SMTP için verilen sunucu adresleri, port bilgileri ve SSL/TLS seçenekleri ayrı ayrı kontrol edilmelidir.
Kullanıcı adı alanında çoğu zaman tam e-posta adresi kullanılır. Örneğin yalnızca info yazmak yerine [email protected] şeklinde tam adres girilmesi gerekebilir.
Mail Uygulamasına Hesap Ekleme
Outlook, telefon veya farklı bir mail uygulamasında yeni hesap ekleme ekranı açılarak kurulum yapılabilir.
Hesap türü olarak IMAP veya POP seçildikten sonra gelen sunucu bilgileri panelde yer aldığı şekilde girilmelidir. Sunucu adı, port ve SSL/TLS ayarları birebir aynı olmalıdır.
Şifre alanında Müşteri Paneli şifresi değil, oluşturulan e-posta hesabının şifresi kullanılmalıdır.
SMTP Ayarlarını Doğru Girmek
Giden posta için SMTP ayarlarının eksiksiz yapılması gerekir. SMTP sunucusu, port, SSL/TLS seçimi ve kullanıcı adı paneldeki bilgilerle aynı olmalıdır.
Ayrıca mail uygulamasında “Giden sunucu kimlik doğrulaması gerektirir” benzeri seçenek aktif olmalıdır. Bu seçenek kapalı olursa hesap mail alabilir ancak gönderim yapamayabilir.
SMTP kullanıcı adı olarak genellikle tam e-posta adresi, şifre olarak da ilgili mail hesabının şifresi kullanılır.
DNS Kayıtlarını Kontrol Etme
Mail hesabı panelde oluşturulmuş ve istemci kurulumu doğru yapılmış olsa bile DNS kayıtları hatalıysa mail teslimatında sorun yaşanabilir.
Alan adının MX kayıtları doğru mail sunucusuna yönlenmelidir. Ayrıca SPF, DKIM ve varsa DMARC kayıtları da kontrol edilmelidir.
Özellikle harici DNS kullanılıyorsa, mail kayıtlarının doğru DNS panelinde tanımlandığından emin olunmalıdır.
Kurulum Sonrası Kontrol
Kurulum tamamlandıktan sonra yalnızca hesabın eklenmiş olması yeterli değildir. Gelen ve giden posta ayrı ayrı test edilmelidir.
Önce webmail üzerinden giriş yaparak hesabın sunucu tarafında çalıştığı kontrol edilebilir. Ardından dış bir adrese mail gönderilmeli ve dış bir adresten test maili alınmalıdır.
Mail alımı çalışıyor ancak gönderim çalışmıyorsa SMTP ayarları, port, SSL/TLS seçimi ve kimlik doğrulama ayarı tekrar kontrol edilmelidir.
Tüm bilgiler doğru olmasına rağmen sorun devam ediyorsa paneldeki mail hesabı, DNS kayıtları ve kullanılan mail uygulamasındaki ayarlar birlikte incelenmelidir.