Bu makalemizde ProMail hesabınızda takım çalışmasına detaylı olarak değineceğiz.

1. Klasörünüzün otomatik temizlenme ayarlarına erişmek için ProMail’e giriş yapınız.

2. Menü sekmesinde ki ekip çalışma alanına tıklayınız.

3. Takım çalışma alanı oluşturma

Bir takım çalışma alanı oluşturmak son derece basittir. Tek yapmanız gereken yeni butonuna tıklamak.

Sadece çalışma alanınızı adlandırın ve başlamak için hazırsınız. Ancak, bazı gizlilik istiyorsanız, çalışma alanına bir parola ekleyebilirsiniz, ancak çalışma alanını gerçekten oluşturmak için yalnızca başlık gerekir. Kaydet düğmesine bastığınızda, orada durabilir veya yeni çalışma alanını açabilir ve ayarlarınızı özelleştirebilirsiniz.

4. Takım Çalışma Alanı Ayarları

Çalışma alanınızı oluşturduktan sonra, açabilir ve çalışma alanı ayarlarını değiştirebilirsiniz. Çalışma alanınızı her açtığınızda ‘Ayarlar ( dişli )’ simgesine tıklayarak istediğiniz zaman bu ayarları düzenleyebilirsiniz. Aşağıda, bir ekip çalışma alanının ayarlar sayfasının görüntüsü var:

Ekip çalışma alanı ayarları şunları içerir:

  • Başlık – Bu, başlangıçta kurulumda vermiş olduğunuz isimdir, ancak istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz.
  • Açıklama – HTML zengin düzenleyicisi kullanarak, toplanmış listeler, dış kaynaklara tıklanabilir bağlantılar, biçimlendirilmiş metin, gömülü görüntüler veya film dosyaları ve daha fazlası ile toplantınıza ayrıntıları ekleyin. Bu, toplantı gündeminizi, gidilecek sorunları bir listesini veya katılımcılarınızın görmesini istediğiniz herhangi bir bilgiyi içerebilir.
  • Ayrıntılar – Çalışma alanı güvenliğini ve erişim izinlerini burada belirlersiniz. Bu seçenek şunları içerir:
    • Parola ile güvence altına alın – Çalışma alanınıza bir şifreyle erişim sağlanmasını istiyorsanız, bu sorun değil. Sadece burada ayarlayın ve ardından davetiyenizi gönderdiğiniz kişileri bu konuda bilgilendirin.

     

    • Misafir kullanıcılarına izin ver – Katılımcılarınızı giriş yapmaya zorlamak istemiyor musunuz? Sorun değil! “Misafir kullanıcılara izin ver” seçeneğine tıklamanız yeterlidir. Bağlantıya sahip olan herkes toplantıya katılabilir, oturum açma gerektirmez.

     

    • Dosya yükleme izinleri – Her toplantı çalışma alanı, kullanıcıların dosya yüklemesine izin verme olanağına sahiptir. Ancak, toplantı düzenleyicisi dosya yükleme izinlerini ayarlayabilir, böylece yalnızca düzenleyicinin yükleme izinleri vardır, kullanıcıların kimliği doğrulanmış kullanıcılar dosya yükleyebilir veya herkes yükleyebilir. NOT: Bir ekip çalışma alanına yüklenebilecek dosya uzantılarını kısıtlamak mümkündür. Ancak, dosya depolama uzantısı kara liste sistem yöneticisi tarafından ayarlanır.

Tüm ayarlarınızı yerine getirdikten sonra bunları kaydettiğinizden emin olun. Daha sonra bu çalışma alanının sayfasını açabilir ve toplantınız görüntülenir:

5. Önceki Toplantılara Erişim

Oluşturduğunuz toplantı odası, ekip çalışma alanı görünümünüze çalışma alanlarım alanında ayrı bir kart olarak kaydedilir. Bu, geçmiş toplantılara erişebileceğiniz ve yeniden erişebileceğiniz anlamına gelir. Video kaydedilmediyse, canlı sohbet ve paylaşılan belgeler çalışma alanında saklanır ve gerektiğinde daha ileri bir tarihe geri göndermenize izin verir.

Katıldığı Toplantılar

Sadece sizin oluşturduğunuz toplantı / çalışma alanları değil, aynı zamanda davet ettiğiniz çalışma alanları da vardır. Bunları erişmek için sol gezinti bölmesinden katılan toplantılar seçeneğine tıklamanız yeterlidir. Burada, katıldınız toplantılar ayrı kartlar olarak listelenir. Bu kartlardaki bilgileri düzenleyemeyecek olsanız da, tekrar gözden geçirme, sohbet etme, görüntülü sohbete yeniden giriş yapma ve daha fazlasına sahip olursunuz.

Düzenli Toplantılar

Birden çok toplantı için aynı ekip çalışma alanını kullanmak ister misiniz? Sorun değil: yalnızca takviminizdeki yinelenen etkinlik davetine ekip çalışma alanı bağlantısını ekleyin ve etkinlik davetleriniz her tekrar eden etkinlik için çalışma alanınıza anında erişebilir, bu bir toplantı, aylık yuvarlak masa tartışması veya yalnızca takılmak için olabilir.