Çalışanlar yeni bir şirkete işe başladıklarında “yeni işyerinde ilk gün” korkusu yaşayabilir. Ofis malzemelerini bulma, yeni BT sistem ve uygulamalarını kullanma, iletişim kanallarına nasıl kaydolacaklarını bulma gibi temel görevleri kendi başlarına yapmakta zorlanırlarsa, yeni bir çalışma ortamı onlar için bunaltıcı olabilir.
Bu tür durumlardan kaçınmak için İK yöneticilerinin yeni çalışanların iş yerinde kendilerini rahat hissetmelerini sağlamaları gerekir. Bu noktada, oryantasyon adı verilen iyi organize edilmiş bir çalışan eğitim programı, yeni çalışanları şirketinizin değer yargılarına dahil etmede çok yardımcı olabilir.
Oryantasyon Nedir?
Oryantasyon, işletmelerin yeni işe alınan çalışanlarına şirket kültürünü ve vizyonunu, hiyerarşiyi, iş sorumluluklarını ve farklı ekipleri ile ilgili diğer her şeyi tanıtmasıdır. Bir oryantasyon programı, çalışanların işletmedeki yeni rollerine hazırlanmaları için ihtiyaç duydukları temel organizasyonel bilgileri sağlar. Etkili çalışan oryantasyonu, çalışanların sahip olabileceği her türlü soru veya endişeyi ele alır ve onların şirkete rahatça uyum sağlamalarına yardımcı olur.
Oryantasyonun Önemi
Yeni bir işteki ilk gün unutulmaz ve stresli bir deneyimdir. Oryantasyon önemlidir, çünkü yeni çalışanın kurum içindeki gelecekteki kariyerinin temelini oluşturur.
Buna rağmen, yeni işe başlayanlar sıklıkla çalışan oryantasyonunun bunaltıcı ve sıkıcı olduğundan ya da kendilerine hiçbir yardım veya rehberlik sağlanmadığından şikayet eder. Şirketler ya yeni işe alınanlara bir kerede çok fazla bilgi yükler ya da tam tersine onları serbest bırakır.
Ne yazık ki bu uygulamaların sonucu, stresli ve olabileceği kadar üretken olmayan kafası karışık bir çalışanla sonuçlanır. Ayrıca çalışanın daha ilk yıllarında işletmenizden ayrılma olasılığını da artırır.
Sonuç olarak bu durum hem işverene hem de yeni gelen çalışana mali açıdan zarar verir. Bu maliyet her yıl işe alınan çalışan sayısıyla çarpılırsa, yüksek çalışan devir oranlarının mali sonuçları yıkıcı olabilir.
Devam eden işgücü kıtlığı ve sıkı iş piyasaları nedeniyle en iyi yetenekleri bulmak zordur; bu nedenle, olumlu bir çalışan deneyimi sunan bir program geliştirmek başarı için zorunlu hale gelmektedir.
Oryantasyon Hedefleri Nelerdir?
Oryantasyonun birincil amacı, yeni çalışanların kendilerini rahat hissetmeleri ve rollerine uyum sağlamalarıdır. Yeni bir çalışanın şirketle, kültürüyle ve iş arkadaşlarıyla duygusal bir bağ kurması için güçlü bir yoldur.
Yine de pek çok şirket, işe yeni başlayan çalışanlarını işe alırken iyi bir iş çıkarmaz.
Bir ankete göre çalışanların sadece %12’si kurumlarının işe alıştırma konusunda harika bir iş çıkardığını düşünmektedir. Kötü oryantasyon, daha yüksek çalışan devir oranlarına, daha düşük iş tatminine, rol belirsizliğine ve işten ayrılmaya yol açar.
İşten ayrılma ve yüksek işten ayrılma oranlarından kaçınmak için pratik bir oryantasyonun özünde birincil amacı olan bağlantıyı benimsemesi gerekir.
Oryantasyon Programında Neler Var?
Aşağıda çalışan oryantasyon programınıza kesinlikle dahil etmek isteyeceğiniz temel konuların bir listesini bulabilirsiniz:
1. Hoş geldiniz mesajı
Yeni çalışanlara şirketinizi kısaca tanıtarak ve iş yerini gezdirerek işe başlayın (buna şirketin geçmişi, misyonu, değerleri ve kültürüne genel bir bakış da dahil olabilir). Hatta onları yöneticileri ve iş arkadaşlarıyla da tanıştırabilirsiniz. Eğer oryantasyon şahsen yapılacaksa, onlarla birlikte tesisi gezebilirsiniz. Oryantasyon çevrimiçi ise, sunumu CEO veya bir yöneticiden bir video ile açabilir ve hatta tesiste sanal bir tura yer verebilirsiniz.
2. Tazminat/avantajlar
Çalışan el kitabı, ödeme dönemleri, doğrudan para yatırma, bordro kesintileri, sağlık sigortası ve sunulan diğer avantajlar hakkında ayrıntılar dahil olmak üzere yeni çalışanlarınızın ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri verin.
3. Evrak işleri
Oryantasyon, çalışanların doğrudan para yatırma bilgileri ve daha fazlası gibi gerekli evrak işlerini tamamlamaları için en uygun zamandır.
4. Devamlılık/izin
En azından izin, hastalık günleri, beklenen çalışma saatleri ve devamsızlık konularını ele alın.
5. Güvenlik/emniyet
Acil durum prosedür ve çıkışlar, işle ilgili güvenlik konuları, çalışan kimliği, park bilgileri ve diğer ilgili her şey dahil olmak üzere güvenlik ve emniyet prosedürlerini açıklayın.
6. Davranış kuralları
Tüm yeni çalışanlar şirketin kural ve politikalarına aşina hale getirilmelidir. Bu, kıyafet kuralları, bilgisayar ve telefon kullanımı, iş arkadaşlarıyla sosyalleşme ve sosyal medyayı içerebilir (ancak bunlarla sınırlı değildir).
7. Eğitim
Eğitim oryantasyon programına dahil edilebilir veya kısa bir süre sonra planlanabilir (ancak çok uzun süre beklemeyin). Her iki durumda da, eğitimin tamamlanması ve sertifikalandırılmasına ilişkin beklentilerin açıkça belirtildiğinden emin olmanız gerekir.
Bu listelediklerimizin olası oryantasyon konularının kapsamlı bir listesi değildir. Sadece kesinlikle dahil edilmesi gereken en önemli alanları kapsamaktadır. Oryantasyonunuz, ister şahsen ister çevrimiçi olarak sunulsun, mümkün olduğunca şirket ve çalışanlarınıza özel ve ilgili olmalıdır.
Yukarıdaki liste yeterli değilse, çalışan oryantasyon programınıza eklenebilecek bazı ek maddeler aşağıdaki şekildedir:
- CEO’dan veya yeni işe alınan kişinin ilk yöneticisinden hoş geldiniz videoları
- Tüm personelin fotoğraflarını içeren personel profilleri
- Tesisin ve otoparkların bir haritası
- Yakındaki restoranların, kafelerin vb. listesi
- Soru-cevap oturumu
- Değerlendirme formu
Oryantasyon Sürecinin Faydaları Nelerdir?
İyi bir çalışan oryantasyon programı, çalışanları eğiterek, onları yeni rollerinde başarıya hazırlayarak ve kuruma hemen katkıda bulunmalarına yardımcı olarak hem çalışana hem de işverene fayda sağlar. Bu faydalardan bazıları aşağıdaki şekildedir:
1. Azaltılmış stres ve kaygı
Yeni çalışanlar genellikle yeni sorumluluk ve beklentiler içeren yabancı bir ortama girmekten kaynaklanan yüksek düzeyde stres ve endişe hisseder.
Etkili bir çalışan oryantasyonu, çalışanları yeni ortama alıştırmak ve bir rahatlık hissi oluşturmak için kurumsal uygulamalar hakkında eğitir. Bu, çalışanların yeni iş rollerinde kendilerine güvenmelerini ve olumlu hissetmelerini sağlayarak başarı olasılığını artırır.
2. Artan üretkenlik
Kurumunuzu daha iyi tanımak ve iş arkadaşlarınızla ilişkiler kurmak gibi şeylerin arasında, çalışanların yeni bir role alışması zaman alır.
Bir çalışan oryantasyon programı, yeni çalışanların hızlı bir şekilde alışmasını sağlayarak bu süreci hızlandırır ve hızlı bir şekilde katkıda bulunmaya başlamalarını sağlar. Bir oryantasyon programı yeni çalışanları şirketin beklentileri konusunda eğitir ve onları iş rollerinde başarılı olmaları için gereken bilgi, araç ve destekle donatır.
Yeni çalışanlar organizasyondan ve iş arkadaşlarından gerekli desteği aldıklarında, kendilerini daha bağlı hisseder ve daha yüksek verimlilik ve üretkenlik seviyeleri gösterir.
3. Çalışanları daha iyi elde tutma
Pozisyonu doldurma maliyeti gibi şeyleri hesaba kattığınızda çalışan devri pahalıdır. Bu nedenle her işletmenin çalışanlarının yaşam boyu değerini en üst düzeye çıkarması gerekir.
İyi yapılandırılmış bir işe alım oryantasyonundan geçen yeni çalışanların üç yıla kadar şirkette kalma olasılığı %82 daha fazladır.
Çalışanların ilerlemesi, mesleki gelişimi ve sponsorlu eğitimi için net bir yol gösteren etkili bir çalışan oryantasyon programına sahip olmak, olumlu bir izlenim yaratır ve en iyi yeteneklerinizi işe almanın ve çalışanlarınızı elde tutmanın en kolay yollarından biridir.
4. Yöneticilere zaman kazandırır
Yeni çalışanların genellikle iş sorumluluklarıyla ilgili pek çok sorusu olur. Çalışan oryantasyonu, bu soruları proaktif bir şekilde ele almak için bir fırsattır, böylece yöneticiler değerli zamanlarını bu soruları kişisel olarak yanıtlamak için harcamak zorunda kalmaz.
5. Geliştirilmiş yetenek kazanımı
Çalışanlar artık sadece yüksek ücretler aramaz, aynı zamanda bir şirketin çalışma kültürü, esnekliği, yan hakları, avantajları ve gelişim fırsatlarına da ilgi duyar.
Mükemmel bir oryantasyon deneyimi, kuruluşunuzun çalışma kültürünü destekleyici bir rol oynayabilir ve şirketinizin en iyi yetenekleri çekmesini sağlayabilir. Bu noktada yeni çalışanlarınıza, meslektaşlarıyla paylaşmaya değer bulacakları bir oryantasyon deneyimi yaşatmanız gerekir.
6. Daha iyi bir şirket kültürünü teşvik eder
Bir çalışan oryantasyon programı, yeni bir işe başlarken endişeleri azaltmak için yeni çalışanlara sağlam bir destek ağı sağlar. Şirkete ve iş arkadaşlarına karşı güven oluşturmalarına yardımcı olur.
Bu noktada şirket değerlerinizi vurgulamanız ve somutlaştırmanız, çalışanları iş arkadaşlarıyla sohbet etmeye teşvik etmeniz ve yardımsever bir ortam yaratmanız gerekir. Bu yardımsever ve sıcak ortam, çalışanların moralini yükseltir ve size şirkete katkıda bulunmaya başlamak için motive olmuş ve bağlı çalışanlar kazandırır.
7. Erken çalışan bağlılığı ile başarıyı pekiştirir
Yeni çalışan oryantasyon programınızın temel amacı, çalışan bağlılığını geniş ölçekte iyileştirmektir. Çalışanlarınızı ilgi çekici bir oryantasyona tabi tutmak, onları yeni iş rolüne başlamaları ve şirketin uzun vadeli misyonuna katkıda bulunmaları için motive eder ve böylece başarı şansını artırır.
Oryantasyon Sürecinin Dezavantajları Var mı?
Aşağıdaki listede oryantasyon sürecinin dezavantajlarını bulabilirsiniz:
- Eğitim programı düzgün bir şekilde verilmezse, çalışan iş hakkında bilgi sahibi olmayabilir. Oryantasyon eğitimi sayesinde işletme, yeni çalışanların kurumun kültürünü, değerlerini, misyonunu, hedeflerini, işlevlerini ve çeşitli politikalarını tanımasını sağlayabilir ve böylece kurum hakkında daha fazla bilgi edinebilir. Ayrıca çalışanlara çalışma ortamını tanıtarak olumlu bir izlenim bırakabilir ve kendilerini ailenin (kurumun) bir üyesi olarak hissetmelerini sağlayabilir.
- Aşırı bilgi yüklemesi yeni çalışanda kafa karışıklığı yaratabilir.
- Oryantasyon programına yeterince zaman ve para ayırmamak, eğitimin etkisini azaltabilir.
- Oryantasyonun insan kaynakları departmanına bırakılmasıyla, üst düzey yöneticiler genellikle kendilerini bu sürece dahil etmez. Yönetimin katılımının olmaması yeni çalışan üzerinde negatif bir etki bırakabilir.
- Başarısızlık oranlarına veya işin olumsuz yönlerine yoğun vurgu gibi korkutma taktikleri yeni çalışanın üzerinde strese sebep olabilir.
- Oryantasyon programının sadece işteki ilk günle sınırlandırılması derinlemesine bir eğitim alınmamasına sebep olabilir.
Başarılı Bir Oryantasyon Süreci Nasıl Planlanır? Nasıl İşler?
- Süreci yeni kişi işe başlamadan önce başlatın. Çalışanın ne bekleyeceğini bilmesi için teklif mektubuyla birlikte yeni iş arkadaşına bir e-posta gönderin. Pozisyonu kabul ettikten sonra da soruları yanıtlamak için iletişim halinde kalın. Yeni kişinin çalışma alanının ilk iş günü için hazır olduğundan emin olun.
- Önemli iş arkadaşlarının çalışanın işe başladığını bildiğinden emin olun ve oryantasyon başlamadan önce “merhaba” demeye gelmeleri için onları teşvik edin. Tarih içeren bir yeni çalışan karşılama mektubu, iş arkadaşlarının yeni çalışan ve programı ile iletişim halinde kalmasını sağlar.
- Yeni kişiye etrafı gezdirmesi, iş arkadaşlarıyla tanıştırması ve eğitime başlaması için bir mentor veya arkadaş atayın. Hazırlık yapabilmesi için mentora yeterli süre tanıyın. Mentorluk ilişkisi 90 gün boyunca devam etmelidir ve eğer çift harika bir bağlantı kurarsa çok daha uzun süre devam edebilir. Birçok ilişki yıllarca devam eder ve hatta sponsorluğa dönüşebilir.
- Temel bilgilerle başlayın. İnsanlar, işlerini anlamak için ihtiyaç duydukları temel bilgilere sağlam bir şekilde dayandıklarında daha çabuk üretken olur. Onlardan görevlerin veya büyük projelerin üstesinden gelmelerini beklemeden önce pozisyonun neden, ne zaman, nerede ve nasıl olduğuna odaklanın. Onları çok fazla bilgi ile bunaltmayın.
- Formların nasıl doldurulacağına dair örnekleri ve kişinin iş tanımını oryantasyon paketiyle birlikte verin.
- Bir irtibat kişisi ve telefon numarası veya dahili numara ile birlikte SSS’lerin bir listesini sağlayın.
- Yeni çalışanı öğle yemeğine götürmeyi planlayın veya diğer çalışanlardan yeni çalışana öğle yemeğinde katılmalarını isteyin. İşteki ilk gün, yeni çalışanı öğle yemeği sırasında yalnız bırakma günü değildir. Bu, yöneticinin çalışanı öğle yemeğine götürmesi, diğer iş arkadaşlarını da dahil etmesi ve çalışanın rahat olduğundan emin olması için iyi bir zamandır. Bu aynı zamanda çalışanların birbirlerini ve yeni iş arkadaşlarını tanımaları için de mükemmel bir ortamdır.
- Geri bildirim isteyin. Eski yeni çalışanlardan oryantasyon sürecini nasıl algıladıklarını öğrenin ve bu tavsiyelere dayanarak değişiklik yapmaktan çekinmeyin. Çalışan işe başladıktan iki ila dört hafta sonra bir değerlendirme gönderebilir ve şu soruyu sorabilirsiniz: Artık şirkette çalıştığınıza göre yeni çalışan oryantasyonu ihtiyaçlarınızı karşıladı mı?
İnsan Kaynaklarının Oryantasyon Sürecindeki Önemi
İnsan kaynakları yönetimi, yeni işe alınan çalışanların bir şirketin iş yeri kültürüne hızla uyum sağlamasında önemli bir rol oynar. İK uzmanları, yeni bir çalışanın yeni bir işe güvenle girmesi için ihtiyaç duyduğu kaynakları, kontrol listelerini ve araçları oluşturur. Bu, şirket avantajlarını açıklayan, politika ve prosedürlere erişim sağlayan ve yeni çalışanı yönlendiren eğitim kurslarını listeleyen bilgilerin geliştirilmesini içerir. Bu bilgiler, çalışan destek programlarını açıklayan bir web sitesi veya broşür içerebilir ve sürekli katılım ve ilişki kurma için yeni çalışanı diğer çalışanlarla tanıştıran bir etkinlik takvimi görüntüleyebilir.
Oryantasyon Eğitimi Ne Demek?
Oryantasyon eğitimi, işe yeni başlayan bir çalışanın işletmeye uyum sağlaması için hazırlanan bir eğitim programıdır. İşletmelerin işe alım sürecinde kritik bir öneme sahip olan oryantasyon eğitimi, yeni işe başlayanların ekip arkadaşlarına hızlı adapte olmasını sağlar. Oryantasyon eğitimi ile yeni işe başlayan ekip üyeleri işletme kültürünü yakından tanır. Bu da verimli bir başlangıcın temelini oluşturur.
Yeni Çalışan Oryantasyonunu Geliştirmenin Yolları
Oryantasyon programı aracılığıyla çalışanların elde tutulmasını ve bağlılığını artırmaya yönelik 7 teknik aşağıdaki şekildedir:
1. Oryantasyonunuza Bir Tema Verin
Günümüzün yeni işe başlayanları ortak bir deneyim ve aidiyet duygusu ister. Uzaktan çalışanlar için bile oryantasyon deneyiminin lokasyondan lokasyona mümkün olduğunca tutarlı olması hayati önem taşımaktadır. Temalar eğitiminize tutarlı bir görünüm ve his verirken tüm katılımcıları ortak bir deneyimle birleştirir.
2. Hiçbir Çalışanı Geride Bırakmayın
Günümüzün uzaktan çalışanları, kendilerini yüz yüze çalışanlar kadar bağlı ve değerli hissetmek ister. Bunu, yüz yüze etkinlikleri ilgi çekici veya etkileşimli asenkron etkinliklerle destekleyerek başarabilirsiniz. Uzaktan çalışanların kendilerini etkinliğin bir parçası gibi hissetmelerini sağlamak için etkinliğe video konferansla katılabilecekleri fırsatlar yaratın veya onları yeni işe alınan başka bir çalışanla veya konuşmacıyla bire bir görüştürün.
3. Bireysel Değer Yaratın
Çalışanlar artık işletmeniz için neden önemli olduklarını bilmek ister. Bu yüzden yeni işe başlayanlara standart tanışma yerine çalışanlara şirketinize katacakları nitelikleri sergilerken becerilerini ve güçlü yönlerini vurgulama fırsatı veren işbirliğine dayalı etkinlikler bulun.
4. Video İçerik Kullanın
Günümüzün çalışanları alabildikleri kadar çok bilgiyi, alabildikleri kadar çabuk almak ister. Bu nedenle, şirketinizin kültürü, geçmişi ve rekabette öne çıkmasını sağlayan özellikler hakkında durmadan konuşarak onların kafasını karıştırmayın. Bunun yerine videolara yönelin. Bu videolar mesajınızı oluşturmanıza ve kültürünüzü daha etkileyici ve kalıcı bir şekilde sergilemenize olanak tanır.
5. Kişisel Bağlantılar Yaratın
Çalışanlar artık bir topluluk duygusu ister. Bu noktada mentorları dahil ederek bunu teşvik edin. Bir mentorluk programı yeni çalışanlara onları önemsediğinizi gösterir.
6. Başarı İçin Bir Yol Açın
Çalışanlar muhtemelen şirketinizin günlük olarak ne yaptığı hakkında iyi bir fikre sahiptir. Ancak, iş büyümesini sağlamak için hangi özel stratejilerin uygulandığını bilmiyor olabilir. Bu noktada yeni işe başlayanları şirketin iş stratejileri konusunda eğitin. Sahip oldukları benzersiz rol ve becerilerin şirketin bu hedeflere ulaşmasına nasıl yardımcı olacağına odaklanın. Bu bağlantıyı kurmak, yeni işe alınanlara ilk günden itibaren net hedef ve beklentiler sağlar.
Çalışan Oryantasyon Kontrol Listesi Oluşturma
Yeni bir çalışan oryantasyonunun neleri gerektirdiğine dair bir kontrol listesi aşağıdaki şekildedir:
- Zorunlu yeni işe alım evrakları
- Sosyal yardım planları hakkında tartışma
- Bir şirketin geçmişine, vizyonuna, misyonuna ve değerlerine genel bakış
- Elektronik evrak işlerini tamamlayın (E-posta hesabı, HRIS hesabı, İletişim aracı)
- Ofis ve binada rehberli tur
- Tüm çalışanlar için genel eğitim ve göreve özel eğitim
- Sağlık, emniyet, güvenlik ve diğer politikaların gözden geçirilmesi
- İdari prosedürlerin gözden geçirilmesi
- Çalışma alanının hazırlanması (bilgisayar, sandalye, ofis malzemeleri, üniforma, kartvizitler, park kartları)
- İş beklentilerini belirleyin (Kısa ve uzun vadeli hedefler)
Oryantasyon vs. Onboarding Arasındaki Farklar Nelerdir?
İşletmeler çoğu zaman onboarding ile oryantasyon arasındaki farkı anlayamaz ve bu terimler birbirinin yerine kullanılır. Ancak her iki terim de birbirinden farklıdır ve en yeni çalışanınızı elde tutmak söz konusu olduğunda son derece değerlidir.
Çalışan oryantasyonu, yeni çalışanları şirkete davet eden ve genellikle 1-2 gün süren tek seferlik bir etkinliktir. Bunu bir filmin özetini okumak veya bir kitabın özetini okumak gibi düşünebilirsiniz. Çalışan oryantasyonunun yeni işe alınanların evrak işlerinin tamamlanması, tesis turlarının yapılması, şirket politikalarının anlatılması, sunumlar ve üst yönetimin hoş geldiniz konuşmaları gibi birkaç temel amacı vardır.
Öte yandan onboarding, bir hafta, bir ay ve hatta bazı durumlarda bir yıl boyunca gerçekleşen bir dizi etkinliktir. Onboarding, bir çalışanın bir kuruluşa gerçekten entegre edilmesinden sorumludur. Bu, işlerini yapmak için kullanacakları farklı araçlar konusunda onları hızlandırmak, etkileşimde bulunacakları kişilerle tanıştırmak, şirket politikalarına aşina olduklarından emin olmak ve net beklentiler için zaman ayırmak anlamına gelir.
Hem onboarding hem de oryantasyon birbirini tamamlar ve çalışanların yeni bir çalışma ortamına yerleşmelerine ve içinde çalışacakları kültürü anlamalarına yardımcı olur.
