Blog » Nedir, Nasıl Yapılır? » e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Nedir? Farkları Nelerdir?
Nedir, Nasıl Yapılır? Startup/KOBİ

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Nedir? Farkları Nelerdir?

Hosting Fiyatları

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, bir mal veya hizmet karşılığında oluşturulması gereken faturaların GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından belirlenmiş dijital ortamda hazırlanması, iletilmesi ve saklanması için standardize edilmiş elektronik bir belge türüdür. 

T.C Hazine ve Maliye Bakanlığı’na bağlı olan Gelir İdaresi Başkanlığı, 2020 yılı itibariyle belirli şartları sağlayan işletmelerin fatura işlemlerini ilgili bakanlık tarafından oluşturulan elektronik ortamda yapmalarını zorunlu kıldı.

Bunu yapmalarının amacı işletmelerin ticari faaliyetlerini kayıt altına almak, kontrolünü kolaylaştırmak, kayıpları önlemek ve kayıtlı firmaların fatura belgelerini basmalarına gerek kalmadan birbirlerine iletebilmelerini ve saklamalarını sağlamaktır. 

e-Faturanın, basılı faturalardan herhangi bir farkı yoktur. İşlev olarak aynı amaca hizmet eder. e-Fatura için, basılı faturaların belirli bir standartta ve dijital ortamda hazırlanmış hali de denebilir. Ancak e-Fatura, sadece bu sisteme kayıtlı işletmelerin birbirleri arasında yaptıkları ticari faaliyetler neticesinde hazırlanan e-Belgelerdir.

Kimler e-Fatura Mükellefidir?

e-Fatura sistemine geçilmesinin bir diğer amacı da belirli standart ve formatlara göre alıcı ve satıcı işletmeler arasında, güvenilir bir şekilde zamandan ve baskı maliyetinden tasarruf sağlayarak fatura işlemlerinin yapılmasıdır. Bu sebeple işletmelerin e-Fatura sistemine entegre edilmesi onların inisiyatifine bırakılmamıştır.

Kimler e-Fatura Mükellefidir?

Bu kapsamda bir takım kanuni düzenlemeler ile belirli şartları sağlayan işletmelere bu sisteme geçiş yapma zorunluluğu getirildi. 5 Mart 2010 yılında hayata geçirilen bu uygulama 1 Temmuz 2020 tarihi itibariyle oldukça yaygınlaştırılmıştır. e-Faturaya kayıt olması zorunlu olan işletmeler;

  • 2018 yılına ait brüt cirosu 5 Milyon TL üzeri olan işletmeler
  • EPDK lisansıyla satış yapan (Elektrik dağıtım ve satış ile akaryakıt satışı yapan  işletmeler)
  • İnternet üzerinden yapılan satışlara aracılık eden işletmeler
  • Yaş sebze ve meyve hali üzerinde tüccar olan ya da komisyonculuk yapan işletmeler
  • ÖTV’ye (Özel Tüketim Vergisi) tabi bazı ürünleri üreten veya ithal eden işletmeler

e-Fatura Kimlere Kesilir?

e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı işletmelerin birbirleri arasında yapılan hizmet veya mal alımları sonucunda hazırlanması zorunlu olan elektronik belgelerdir. Bu sebeple sadece sisteme kayıtlı olan firmalara verilmek üzere hazırlanır.

Bir işletmenin e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını anlamak ve sisteme kayıtlı elektronik posta adresini öğrenmek için bu adrese gidip kontrol etmeniz gerekir. Sisteme kayıtlı tüm işletmeler vergi numarası veya T.C Kimlik Numarası bilgisiyle sorgulanarak bulunabilir. Sistemde 14/09/2021 tarihi  itibariyle 495 Bin kayıtlı işletme bulunuyor. 

Bu işletmeler kendi aralarında elektronik fatura alışverişi yaparak gelir gider bildirimi yaparlarken, perakende fişi ile alınan mal veya hizmetleri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından makul ölçüyü aşmamak kaydı ile gider olarak gösterebileceği belirtilmektedir.

e-Fatura Kimlere Kesilir?

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı işletmelerin bu sisteme henüz dahil olmamış gerçek kişiler veya işletmelere verilmek üzere hazırlanan elektronik faturalardır. Dijital olarak zaman damgası ile birlikte hazırlanır baskı alma zorunluluğu yoktur, ister elektronik olarak isterse de çıktısı alınarak iletilebilir.

e-Faturadan farklı bir yapıda olması ve hazırlama sistemi farklılığı nedeniyle e-Arşiv Fatura üzerinde, zaman damgası ve mali bilgilerin bulunması zorunluluğu vardır.

Zaman Damgası Nedir?

Zaman damgası e-Arşiv Fatura hazırlanırken kullanılması zorunlu olan bir uygulamadır. Zaman damgası, bir veri veya belgenin hangi saat ve tarihte oluşturulduğunun kanıtlamasına yarayan özel bir işlemdir.

Zaman damgası oluşturmak için bu alanda hizmet veren kuruluşlardan e-İmza benzeri bir hizmet alma zorunluluğu vardır. Yani özetle zaman damgası bir belgenin veya verinin hangi zamanda kim tarafından oluşturulduğunu, değiştirildiğini veya iletilip alındığını kayıt altına alıp ispatlanmasını sağlamak için oluşturulmuş özel bir sistemdir.

Elektronik ortamda hazırlanan ve zaman bilgisinin önem arz ettiği, başvurular, sözleşmeler, tutanaklar, para transferleri gibi durumlarda ispat amacıyla kullanılır. 

Zaman Damgası Kullanım Alanları

  • e-Arşiv Fatura işlemleri
  • e-Defter işlemleri
  • KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) ile ilgili işlemler
  • KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) işlemleri
  • ASBİS (Araç ve Sürücü Bilgi Sistemi)
  • e-Devlet Projeleri ile ilgili işlemler

e-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları

  • Fatura basma zorunluluğu olmaması nedeniyle maliyetten tasarruf sağlar. (Baskı, kargo, posta depolama v.b maliyetler)
  • Faturaların dijital ortamda hazırlanması nedeniyle güvenilir fatura akışı sağlanır.
  • İşlemlerin hızlı olması nedeniyle personel verimliliği artar.
  • İşletmenin imajına olumlu katkısı vardır.
  • Geriye dönük faturalara kolayca ulaşabilir.
  • Faturalar müşterilerinize hızla iletilir.

e-Arşiv Fatura Kimlere Kesilir?

e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmeler, gerçek kişiler, özetle sistem dışında kalan hizmet ve mal alımı yapan kişi ve işletmelere bu belge verilmelidir. Burada yapılmak istenen belirli bir süre içinde çoğu vergi mükellefini bu sisteme dahil etmektir.

Elektronik ortamda yapılan bu işlemler vergi kaydını kolayca oluşturmaya yarayacağı gibi bazı işlemlerin kolay ve hızlı bir şekilde yapılmasına yardımcı olacaktır.

e-Fatura Mükellefleri e-Arşiv Faturası Kesmek Zorunda mıdır?

e-Arşiv Fatura oluşturması zorunlu olan işletmeler;

  • 1 Ocak 2020 tarihi itibariyle tüm e-Fatura mükellefi olan işletmeler 
  • Yıllık cirosu 10 Milyon TL üzerinde olan işletmeler
  • Elektrik ve Akaryakıt dağıtıcıları (EPDK Lisanslı üretici ve dağıtıcı İşletmeler)
  • Yıllık Cirosu 5 Milyon TL üzerinde olan ve E-Ticaret yapan işletmeler
  • Tütün, alkol, gazlı içecek üretici ve dağıtıcıları
  • Taze meyve sebze hal toptancıları ve aracıları

1 Temmuz 2020 tarihi itibariyle yükümlü olan işletmeler;

  • Yıllık cirosu 5 Milyon TL’yi aşan işletmeler.
  • İnternet üzerinden ticaret ve reklamcılığına aracılık eden işletmeler
  • EPDK Lisanslı kurumlara ait bayiler (Elektrik Bayileri, Petrol İstasyonları, Tüp Gaz Bayileri)
  • Bavul ticareti yapanlar

Bunun yanında;

  • e-Fatura sistemine dahil olmayan bir işletmeye aynı gün içinde KDV dahil 5.000 TL ve üzeri fatura kesilecekse 
  • Vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere (Müşterilere) de aynı gün içinde 30.000 TL ve üzeri bir fatura kesilecekse e-Arşiv Fatura kesilmesi zorunludur.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Farkları Nelerdir?

İkisi de elektronik faturalar olan bu belgeler bazı farklılıklar gösteriyor. Bu farklılıkları isterseniz biraz daha detaylı tanımlayalım.

  • e-Fatura, sisteme kayıtlı işletmelerin birbirleri için hazırladıkları, ilettikleri ve sakladıkları belgedir. e-Fatura sistemi kullanılarak hazırlanır.
  • e-Arşiv Fatura, sisteme kayıtlı işletmelerin, sisteme kayıtlı olmayan kişiler ve işletmelere düzenlenen elektronik faturalardır. e-Arşiv sistemi ile hazırlanıp saklanır ve iletilir. 
  • e-Fatura sadece dijital olarak oluşturulur, baskı yapılamaz ancak e-Arşiv Fatura hem dijital olarak hem de basılı çıktı alınabilir.
  • e-Fatura sisteminde faturalar öncelikli olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir, GİB tarafından kontrolden geçen faturalar sonrasında alıcıya iletilir. e-Arşiv Fatura ise ayda bir GİB’e ayda bir rapor olarak iletilir.
  • e-Fatura’da UBL-TR adı verilen XML tabanlı özel bir formatta hazırlanma zorunluluğu vardır. e-Arşiv Faturada ise böyle bir zorunluluk bulunmaz.
  • e-Fatura’da zaman damgası bulunmaz ancak e-Arşiv Fatura’da ise mali mühür ve zaman damgası ile hazırlanması ve saklanması zorunluluğu vardır.
  • e-Fatura hazırlama platformları GİB Portal ile özel entegratör sistemleri kullanılarak oluşturulur. e-Arşiv Fatura ise Özel entegratör veya GİB’ten onay almak şartıyla kendi sistemlerini kullanarak oluşturulabilir. Özel entegratör hizmeti veren kuruluşlara buradan ulaşabilirsiniz.
  • e-Fatura ve e-Arşiv Fatura ile ilgili S.S.S. (Sık Sorulan Sorular) için bu adresi ziyaret edin.
Domain Sorgulama
guest
0 Yorum
Inline Feedbacks
View all comments