Yeni e-fatura sistemi kapsamındaki vergi mükelleflerinin, 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yönergeleri izleyerek fatura oluşturması gerekiyor.
Bu yüzden bugün bu yazıda, e-fatura ile ilgili merak ettiğiniz tüm detayları vermeye çalışacağız.
Haydi başlayalım!
E-fatura Nedir?
Elektronik fatura yani e-fatura, elektronik formatta düzenlenen, iletilen ve alınan bir faturadır. Kağıt fatura yerine kullanılan bu dijital faturalar, tedarikçi ile alıcıya Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunucuları üzerinden iletilir. Tıpkı kağıt faturalarda olduğu gibi, dijital faturalarda da şirket ile ilgili tüm bilgilerin olması gerekir.
E-fatura, çalışan verimliliğini artırmak, insan kaynaklı hataları en aza indirmek ve işletmelerin yasal uyumluluğa tabi olmasına yardımcı olur.
E-fatura Kullanmak Zorunlu Mu? Yasal Olarak Kimler E-Fatura Mükellefidir?
1 Ocak 2020 tarihi itibariyle GİB yani Gelir İdaresi Başkanlığı, e-fatura’ya zorunlu geçişleri başlattı.19.10.2019 Tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Vergi Usul Kanunu VUK 509 Tebliğe göre, 2018 veya 2019 yıllarında cirosu en az 5 milyon TL olan tüm kurum ve kuruluşlar artık e-fatura mükellefi oldu. Bu kurum ve kuruluşların en geç 1 Temmuz 2020 tarihine kadar e-fatura’ya geçiş yapması zorunlu hale getirildi. 01 Temmuz 2020’den sonra e-fatura mükellefi olan kurum ve kuruluşların, 1 Ocak 2021 tarihinde itibaren e-defter uygulamasına geçiş yapması zorunlu kılındı.
E-fatura zorunluluğu olan firmalar:
- 2018 hesap döneminde brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan vergi mükellefleri,
- 2018 veya 2019 hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
- 2020 veya takip eden hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 5 Milyon ve üzeri olan mükellefler,
- Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu üzerinden lisans alan mükellefler,
- Hizmet Sağlayıcılar,
- Komisyonculuk veya Tüccarlık yaparak sebze, meyve ticareti yapan vergi mükellefleri,
- İnternet ortamında gerçek ve tüzel kişilere yönelik araç, gayrimenkul satılmasına veya kiralanmasına yönelik ilanları yayınlayan internet sitelerinin sahipleri ve işletmecileri,
- İnternet ortamında reklam yayınlanmasına aracılık eden firmalar.
E-fatura’ya Nasıl Geçilir?
Kanunda belirtilen ciroları aşıyorsanız, yasal olarak mali yılın başında e-fatura’ya geçmeniz gerekir. Tüzel bir kişilikseniz, e-fatura’ya geçmek için öncelikle TÜBİTAK’a bağlı olan Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür temin etmelisiniz. Mali mühürünüz yoksa, e-fatura kesemezsiniz.
Mali mühürünüzü temin ettikten sonra, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunduğu e-Fatura canlı ortam başvuru formunu doldurarak e-fatura’ya geçmek istediğinizi bildirmelisiniz.
Tüm bu süreçleri hallettiyseniz, e-fatura oluşturmak, göndermek ve almak için hesabınıza aktivasyon yapmanız gerekir. Aktivasyon işlemini de tamamladıktan sonra süreciniz tamamlanmış oluyor, artık e-fatura sistemi kullanabilirsiniz.
E-fatura Nasıl Kesilir?
Keseceğiniz e-fatura adedi az ise, www.efatura.gov.tr web sitsinden e-Fatura Portalı aracılığıyla ücretsiz e-fatura hazırlamanız mümkün. Fakat, bu fatura portalında kesilen faturaların saklanma süresi sadece 6 aydır. Bu süreden sonra faturaların saklanması yükümlülüğü mükellefe aittir.
Keseceğiniz fatura adedi çok fazlaysa, firmanızın bilgi işlem sistemini GİB ile entegre ederek e-fatura kesebilirsiniz. Fakat bu opsiyon, ek donanım ve yazılım maliyeti gerektirir.
Yukarıdaki opsiyonların dışında, Gelir İdaresi Başkanlığı’nınca onaylanan özel entegratörler aracılığıyla da e-fatura kesebilirsiniz.
E-fatura’nın Avantajları Nelerdir?
E-fatura’nın temel avantajı, elektronik faturaların şirketlere getirdiği maliyet tasarrufudur. E-fatura sayesinde baskı ve kargo maliyetleri ortadan kalkar, faturalar daha hızlı teslim edilir ve gelen fatura işlemelerindeki hatalar azalır. Ek olarak, e-fatura’nın kullanılması, faturalandırmadan ödemeye kadar geçen süreyi kısaltır.
E-fatura’nın diğer avantajları aşağıdaki şekildedir:
1. Daha düşük maliyetler ve daha hızlı yatırım getirisi
E-fatura’ya geçiş ile birlikte fatura başına işlem maliyetlerinizin %60 – 80’i ortadan kalkar.
2. Daha verimli süreçler ve daha yüksek uyumluluk
Faturalarınızın işlenmesini daha verimli hale getirir ve şeffaflık sağlayarak yasal gerekliliklere daha uyumlu olmanıza yardımcı olur.
3. Daha fazla güvenlik
Tüm faturaların şifreli iletim prosedürleri aracılığıyla güvenli olarak değişimini sağlar.
4. Daha iyi nakit akışı
Faturaların anında teslimi, ödeme süresini kısaltır ve böylece nakit akışını iyileştirir.
5. Tam şeffaflık
İş akışına dayalı onay süreçleriyle gelen faturaların otomatik olarak işlenmesi, tam şeffaflık sağlar.
E-Arşiv Nedir?
E-fatura kullanıcısı olmayan müşterinize fatura kesmenizi sağlayan bir uygulama olan e-Arşiv, tıpkı e-fatura gibi bir elektronik fatura türüdür. Sadece tüzel kişilere değil, son kullanıcıya da bir e-arşiv faturası göndermeniz yasal olarak mümkündür.
Yasal zorunluluğu olmayan yani e-arşiv fatura mükellefi olmayan tüm firmalar da e-arşiv fatura kullanabilir. Ancak e-arşiv fatura kullanmak için önce e-fatura sistemine dahil olmanız gerekir.
E-arşiv fatura mükellefleri, 433 sıra numaralı VUK Genel Tebliği kapsamında belirtilen şartları taşıyan kurumlardır.
E-fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
1. E-fatura’ya firma geçebilir mi?
E-fatura zorunlunluluğu bulunmasa bile isteyen tüm şirketler e-fatura’ya geçebilir.
2. Bir firmanın e-fatura kullanıp kullanmadığını nasıl anlarım?
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesinde yer alan e-fatura’ya kayıtlı kullanıcılar listesini kontrol ederek, bir firmanın e-fatura kullanıp kullanmadığını anlayabilirsiniz.
3. E-fatura yazdırılabilir mi?
İmzalı e-fatura’yı yazdırmanın yasal olarak hiçbir sakıncası yoktur.
4. Hem kağıt fatura hem de e-fatura düzenlenebilir mi?
Hayır, eğer e-fatura kullanıyorsanız, kağıt fatura düzenleyemezsiniz.
5. E-fatura’nın ilk yürürlüğe girdiği tarih nedir?
E-fatura, 397 sıra nolu VUK tebliğiyle 5 Mart 2010 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir.
6. E-fatura’nın iptal edilmesi mümkün mü?
E-fatura sadece faturanın gönderildiği şirket ya da kurum tarafından 7 gün içinde iptal edilebilir. E-fatura’yı gönderen taraf iptal edemez.
7. Mali mühürü bir kez almam yeterli mi?
Hayır. Mali mühürünüz sadece üç sene geçerlidir.
8. Fatura gönderilen kişinin de e-fatura kullanıcısı olması gerekiyor mu?
Hayır gerekmez. Siz e-fatura’nızı hazırlayıp karşınızdaki (gerçek ya da tüzel) kişiye gönderebilirsiniz. Fatura karşınızdaki (gerçek ya da tüzel) kişiye e-arşiv olarak gider.
9. E-arşiv faturası kullanmak için e-fatura sistemine dahil olmam gerekir mi?
Evet, GİB’in belirlediği standartlara göre, e-arşiv faturası kullanıcısı olmak için önce e-fatura kullanıcısı olmanız gerekiyor.
