Doküman Yönetim Sistemi Nedir? Elektronik Ortamda Doküman Yönetimi Nasıl Yapılır?

Doküman Yönetim Sistemi Nedir? Elektronik Ortamda Doküman Yönetimi Nasıl Yapılır?
Hosting Fiyatları

Tüm dünya artık dijital dönüşüm çağında… Bu çağda tahmin edebileceğiniz gibi doküman yönetim sistemi de, büyük ve küçük işletmelerin dijital belge varlıklarını yönetme ve koruma yöntemlerinin ayrılmaz bir parçası. 

Peki tam olarak nedir bu doküman yönetim sistemi?

Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Doküman yönetim sistemi (DMS), döküman yönetimi süreçlerinde kağıt kullanımını azaltmak için belgeleri alan, izleyen, yöneten ve depolayan bir sistemdir. Çoğu sistem, farklı kullanıcılar tarafından oluşturulan ve düzenlenen birden çok sürümün kaydını tutar. Dijital belge yönetimi söz konusu olduğunda, bu tür çözümler bilgisayar uygulamalarına dayalıdır.

En basit haliyle etkili bir doküman yönetim sisteminin ideal tanımı, dijital belgelerin üretilmesine, saklanmasına, yönetilmesine, indekslenmesine, korunmasına ve geri alınmasına olanak tanıyan bir sistem veya programdır diyebiliriz.

Çoğu doküman yönetim sistemi, tüm dijital belgelerinizi bulut belge yönetimine kaydetmesine rağmen bundan çok daha fazlasıdır. Doküman yönetimi yazılım sistemi, hayati bilgilerin bir şirket içinde hızla hareket etmesini sağlayan bir çerçevedir.

Akıllı bir belge yönetim yazılımı sistemi, tüm dosya ve verilerinizi tek bir konumda düzenlemenize, tüm önemli belgelerinizi takip etmenize, iş akışınızı hızlandırmanıza, doğruluğu artırmanıza ve belgelere dünyanın her yerinden 24 saat erişim sağlamanıza yardımcı olabilir. 

Sağlam bir doküman yönetim sistemi seçmek, rekabette bir adım önde olmanıza ve çalışanlarınızın işlerini düzgün bir şekilde yapmaları için gereken tüm bilgileri vermenize olanak sağlar.

Kaynak: laserfiche

Doküman Yönetim Sistemi’nin Tarihçesi

Modern tarih boyunca, bilgiyi saklama ve dağıtma şeklimizde büyük ilerlemeler oldu. Dosya dolaplarındaki basılı metin kağıtları bir zamanlar çok önemliydi. Ancak, çoğu zaman aksiliklere neden oluyordu. Tarama, 1980’lerde belgeleme sisteminin bir parçası haline geldi ve belgelerin daha kolay izlenmesini ve saklanmasını sağladı. Buna ek olarak, e-posta paylaşımı ve belge yönetimi yazılımı, büyümek için daha fazla alana sahip daha yeni bir gelişme yaşanmasına neden oldu. Sonuç olarak günümüzün gelişmiş dijital belge yönetim sistemlerinin belge yönetimi depolamasında bulut tabanlı, dijital bir dönüşüme yol açtı.

Doküman Yönetim Sisteminin İşlevi Nedir?

Doküman yönetim sisteminin temel işlevi, şirket dosyaları için merkezi depo olarak hizmet etmektir. Çoğu temel doküman yönetim sistemi, işle ilgili tüm kritik belgeleri sisteme taşımak için büyük bir geçiş projesi gerektirir. Daha gelişmiş akıllı bilgi yönetimi çözümleri, diğer sistemlerde depolanan belgelere meta veriler ve ilişkiler uygulayarak mevcut havuzlara bağlanır. Entegrasyonlarla geçişe gerek kalmaz ve diğer sistemlerin ortamları bozulmadan kalabilir.

Depolamayla ilgili hususlardan biri de bilgi güvenliği olmalıdır. Merkezi bir depolama konumu, kurumsal bilgilerin kötü niyetli kişilerden korunmasına yardımcı olur. Gelişmiş dinamik izinlerle işletmeler, belirli belgelere veya belge sınıflarına kimlerin erişebileceğini kontrol edebilir.

Doküman Yönetim Sistemini Kimler Kullanmalıdır? 

Güçlü bir doküman yönetim sistemi kullanmak, büyük ve küçük işletmelere birçok avantaj sağlar. Belgelerin, dosyaların ve verilerin sürekli olarak alındığı, oluşturulduğu ve paylaşıldığı şirketler için ideal bir çözümdür.

Doküman yönetim sistemlerinin kullanıcıları çalışanlar, nerede çalıştıklarına bakılmaksızın işlerini kolaylıkla yapabilir ve bir belgenin ne zaman değiştiğini herkes bilir.

Doküman Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır?

Kaynak: function-4

Bir doküman yönetim sisteminin ana işlevleri, belgeleri yakalamak, depolamak ve dağıtmaktır. Belgeler bir kağıttan taranarak, e-postalar ve ekler, sistem tarafından oluşturulan raporlar veya ERP veya CRM gibi diğer programlardan alınabilir. Toplanan belgeler, belirli kullanıcı ihtiyaçları ve rollerine dayalı olarak işletmedeki herkes tarafından erişilebilecek şekilde merkezileştirilebilir. Web doküman yönetimi çözümü ve mobil uygulama, yetkili kişilerin belgelere her yerden ve her zaman erişmesine olanak tanırken, veri ihlali olmamasını da sağlar.

Doküman Yönetim Sisteminin Özellikleri

Daha önce de belirttiğimiz gibi bir doküman yönetimi yazılım sistemi, daha karmaşık bilgi yönetimi yöntemlerine doğru ilerleyen çeşitli özellikler içerebilir. Bir DMS’de aranacak bazı önemli özellikler aşağıdaki şekildedir:

1. Arama

Etkili bir doküman yönetim sistemi, kullanıcıların doküman kimliklerini, meta verileri, ilişkileri ve içeriği kullanarak belgeleri ve bilgileri bulmasına yardımcı olur.

2. Meta veriler

DMS’deki bilgiler türüne göre meta data ile etiketlendiğinden, çalışanların yüzde doksan üçü bir belgeyi yanlış adlandırdığı veya dosyaladığı için bulamaz. Aynı bilgiler, kullanım durumuna bağlı olarak birden fazla kriter kullanılarak aranabilir ve keşfedilebilir. Yineleme olmadan, benzersiz bilgiler gerektiğinde dinamik olarak gelir.

3. Entegrasyonlar

Pek çok doküman yönetim sistemi, e-posta, ağ dosyaları, CRM, ERP ve eski ECM dahil olmak üzere diğer kurumsal sistem ve havuzlarla bağlantı kurar.

Sürüm kontrol özellikleri, kullanıcıların en son belge sürümüne erişmesini garanti eder. Ayrıca sürüm kontrolü ve takibi, neyin değiştiğini, değişikliği kimin yaptığını ve ne zaman yapıldığını görmeyi kolaylaştırır.

4. Mevzuat uyumluluğu için destek

Düzenlenmiş bir alanda çalışıyorsanız, bir doküman yönetimi yazılım sistemi, uyumsuzluk riskini sınırlandırmada size yardımcı olabilir. Kullanıcılar, denetim izlerini otomatikleştirerek ve bilgileri ve ilgili iş akışlarını yöneterek bilgileri ve ilgili iş akışlarını uyumluluk kuralları doğrultusunda yönetebilir.

5. Ölçeklenebilirlik

Bir şirket, bir DSM seçerken ölçeklenebilirliğini göz önünde bulundurmalıdır. Bu noktada iş büyümesini veya değişimini yönetmek ve mevcut talepleri karşılamak için gelişmiş özelliklere sahip bir DMS bulmanız gerekir.

6. Güvenlik

Bir DMS, erişim yetkilendirmesi ve kontrol özellikleri, denetim izleri, birleştirilmiş kimlik doğrulama, aktarımda ve kullanımda olmayan kurumsal dosya şifreleme, izinsiz giriş tespiti, veri kaybı önleme ve yüksek kullanılabilirlik gibi kapsamlı güvenlik özelliklerine sahip olmalıdır.

7. Kullanılabilirlik

Bir DMS, işletme için hayati bir teknoloji haline geldiği için kolay erişim, çok az veya hiç kesinti süresi ve kullanımı kolay özelliklerle kullanıcı deneyiminin mükemmel olması gerekir. Çalışanlar dosyalara kolaylıkla erişebilmeli, bunları yönetebilmeli ve keşfedebilmelidir.

8. İşbirliği

Bir DMS, proje doküman yönetimi, görev izleme, iş akışları, birlikte yazma ve kullanıcılar arasında kolay belge paylaşımı dahil olmak üzere, kullanıcıların belgeler üzerinde değiş tokuş yapmasına ve üzerinde işbirliği yapmasına izin vermelidir.

9. İçerik zekası

Bazı gelişmiş belge yönetim sistemlerinde yapay zeka kullanılmaktadır. Yapay zeka, meta veri alanlarını doldurarak, dosyaları belirli veriler için tarayarak ve iş açısından kritik verileri dağınıklıktan çıkararak belgelerin sınıflandırılmasına yardımcı olabilir.

10. İş akışları

Günlük aktiviteleri manuel olarak yönetmek zaman kaybıdır. İş akışı otomasyonlu bir DMS, bir iş sürecinin her adımının takip edilmesini sağlayarak tutarlılığı sağlar. Otomatikleştirilmiş iş akışları, bir işin tamamlanması gerektiğinde bir uyarı vererek sözleşme onayları, kontrollü içerik ve faturalama gibi temel iş prosedürlerini otomatikleştirir.

11. Uzaktan çalışma

Bulut tabanlı bir DMS, kullanıcıların dosyalara her yerden ve genellikle herhangi bir cihazdan erişmesine olanak tanıyarak herhangi bir yerden uzaktan çalışmaya olanak tanır: iş yeri, ev, havaalanı, otel, kafe…

Doküman Yönetim Sistemi Neden Kullanılmalıdır?

Bir döküman yönetim sistemi, işi daha basit, daha üretken ve verimli hale getirerek çalışanları saatlerce süren yorucu faaliyetlerden ve istedikleri belgelere hızlı bir şekilde erişememenin verdiği hayal kırıklığından kurtarmalıdır. Aşağıdakiler doküman yönetim sistemi kullanmanın birincil avantajlardır:

1. Artan Verimlilik

Çalışanlar, belgeleri aramak veya manuel ve tekrarlayan işlere bağlı kalmak için daha az zaman harcadıklarında, katma değerli işlere ayırmak için daha fazla zamana sahip olur.

2. Azaltılmış Güvenlik Riski

Bilgileri güvende tutmak ve dinamik erişimi kullanmak, bilgi güvenliği risklerini ve maruz kalma oranlarını azaltır. Belgeler bulutta tutulduğunda, beklenmeyen bir yangın veya sel durumunda felaketten kurtarma kolaydır.

3. Artırılmış Uyum Önlemleri

Birçok iş belgesinin uyumluluk standartları, kapsamlı ve karşılanması zor olabilir. Bir doküman yönetim sistemi, düzenleyici standartları karşılamak için kritik belgeleri otomatikleştirerek işletmelerin cezalardan, iptal edilen lisanslardan ve hatta suçlardan kaçınmasına yardımcı olur.

4. Hızlı ve Basit Belge Arama

Forrester’a göre, çalışanlar bir belgeyi aramak için 18 dakika harcamaktadır. Meta verilere dayalı bir doküman yönetim sistemi, doğru belgeyi bulmayı hızlı ve basit hale getirir.

5. Geliştirilmiş İşbirliği

Bir doküman yönetim sistemi, çeşitli kaynaklardan gelen belgelere birçok yerden erişilmesine izin vererek bilgi paylaşımını ve işbirliğini kolaylaştırır. Kullanıcılar belge alışverişinde bulunabilir, iş akışlarını izleyebilir ve belgeleri birlikte yazabilir.

Doküman Yönetim Sistemi Faydaları

Doküman yönetim sisteminin (DMS) faydaları aşağıdaki şekildedir:

  • Tüm belgeler için merkezi belge havuzu
  • Tüm belgelere erişim
  • Web üzerinden global erişim
  • Yarı veya tam otomatik depolama
  • Arama sonuçlarını saniyeler içinde tamamlama
  • İş akışları aracılığıyla süreç optimizasyonu ve şeffaflık
  • Depolama alanını azaltma
  • Yangın ve su hasarına karşı koruma
  • Yıllarca erişilebilirlik ve okunabilirlik
  • Yasal belge saklama

Doküman Yönetim Sistemi Türleri

Nasıl kategorize edildiklerine bağlı olarak, birkaç tür doküman yönetim sistemi vardır. Bunlar aşağıdaki şekildedir:

1. Bulut vs Şirket İçi

İdeal BT ortamınız nedir: bulut tabanlı mı, kurum içi mi yoksa hibrit mi?

Bulut tabanlı doküman yönetimi yazılım sistemleri, dosyalarınızı buluta kaydederek internet bağlantısı olan her yerden kullanılabilir hale getirir.

Bazı işletmeler, dosyaları yerel bir sunucuda depolamayı içeren şirket içi doküman yönetimi gerektirebilir. Bu, bazı mevzuat yerel depolamayı gerektirdiğinde veya belirli ülkeler veri egemenliğini talep ettiğinde gerekli olabilir.

Hibrit bir DMS, her iki yöntemin de kullanılmasını sağlar.

2. Klasör Tabanlı vs Klasörsüz 

Bazı doküman yönetim sistemleri klasör tabanlıdır, yani sistem içindeki klasörler ve alt klasörler gibi standart dosya yapılarını kullanırlar. Bazı sistemler ise klasörsüzdür, meta veri tabanlıdır ve havuzdan bağımsızdır. Bu sistemde bir belgenin nerede tutulduğu hiç fark etmez. Önemli olan tek şey, meta veriler tarafından belirlenen belgenin niteliğidir.

Doküman Yönetim Sistemi Kullanımı Alanları

Birçok sektör, sorunsuz organizasyon sağlamak, işbirliğini geliştirmek ve bilgilerin kaybolmasını veya sızmasını önlemek için doküman yönetim sistemi teknolojilerini benimser.

  • Mühendislik – Büyük projeleri yöneten mühendislerin karşılaştığı en büyük zorluklardan biri, taraflar arasında verimli işbirliğidir. Bir doküman yönetim sistemi ile mühendisler, görevleri kolaylaştırabilir, firmalar arasında işbirliği yapabilir ve iletişim verimliliğini tek bir yerde geliştirebilir.
  • Devlet Kurumları – Kamu kurumlarına giren ve çıkan çok sayıda belge ile uygun bir doküman yönetim sistemi, herhangi bir devlet sektörünün kaynakları, giderleri ve hassas bilgileri verimli bir şekilde yönetmesine yardımcı olabilir.
  • Hukuk Büroları – Hukuk, büyük miktarda bilginin işlendiği ve analize dayalı kritik kararlar alınan bir alandır. Belgeleri ve verileri düzenlemek, önemli bilgileri iletmenin ve müşteriler için doğru kararı vermenin anahtarıdır.
  • Eğitim – Eğitim kayıtlarının tutulması için gereken maliyet, alan ve personel, etkili bir belge yönetim sistemi ile azaltılabilir. Geleneksel yöntemler, sürekli finansman zorluklarıyla karşılaşan kurumlar için harika bir çözüm olan tasarruf sağlayacak şekilde yükseltilebilir.
  • Konaklama – Konaklama endüstrisi tamamen hız ve verimlilikle ilgili olduğundan, otellerin, restoranların ve diğer eğlence sektörlerinin ihtiyaçlarını karşılamak için verimli bir belge yönetim sistemi şarttır.
  • Sağlık Hizmetleri – Hasta mahremiyeti yasalarına uyması gereken sağlık profesyonelleri için yüksek düzeyde güvenli bir doküman yönetim sistemi şarttır. Bir doküman yönetim sistemi, önemli hasta bilgilerini tutmanın yanı sıra hasta kayıtları için birinci sınıf güvenlik sunar.

Özetle iyi tasarlanmış bir doküman yönetim sisteminin uygulanmasıyla gelen özellik ve avantajlar, bir işletmenin her bölümünü etkileyebilir. Günümüzün rekabetçi iş ortamında bu gerçeği görmezden gelmek isteyeceğiniz en son şey olacaktır. 

Domain Sorgulama